Cómo las empresas están abordando el aumento de los costos de acondicionamiento de oficinas

Muchos empleados continúan resistiéndose a regresar a la oficina. Desde el ruido hasta la falta de privacidad, muchas oficinas aún carecen de las comodidades del hogar.

Las empresas están abordando los problemas con espacios de trabajo mejorados. Pero más a menudo que no, hay un obstáculo importante: los costos están aumentando para la construcción, los materiales sostenibles y los accesorios como cabinas telefónicas insonorizadas o equipos eléctricos.

En todo el mundo, la escasez de mano de obra y el aumento de los salarios están agravando el problema. Solo en la región de EMEA, los costos laborales han aumentado más del 12% en los últimos 12 meses y el costo promedio de acondicionamiento de oficinas ha aumentado un 5.2% interanual, según la Guía de Costos de Acondicionamiento de Oficinas más reciente de JLL.

En Asia Pacífico, los aumentos de los precios de los materiales se han estabilizado, pero los altos costos energéticos y las interrupciones en la cadena de suministro siguen siendo factores importantes. Mientras tanto, en las Américas, las estrategias de diseño de oficinas en evolución y las solicitudes de los usuarios están aumentando los costos influenciados por los inquilinos.

"Apoyar tanto el trabajo híbrido como el presencial tiene un precio", dice Andrew Hudson, Director Senior de Ejecución de Proyectos de JLL PDS. "Requiere adaptabilidad, espacios colaborativos y privados, salas multifuncionales y soluciones tecnológicas integradas, todo lo cual requiere gastos de capital".

La tecnología se lleva la mayor parte del presupuesto

A pesar de que más empleados están en la oficina, la complejidad del trabajo híbrido significa que todavía es probable que participen en llamadas con colegas que trabajan en otros lugares. Es por eso que la tecnología que respalda una colaboración fluida y experiencias de reuniones inmersivas es una prioridad en las listas de deseos para el acondicionamiento de oficinas.

"Una proporción mucho mayor del presupuesto de acondicionamiento de oficinas se está destinando a soluciones tecnológicas mejoradas, pantallas de alta definición más grandes, mejor audio y cámaras que hacen seguimiento, todo para reflejar mejor las reuniones en persona", dice Hudson.

La Encuesta Global de Tecnología de JLL encontró que más del 75% de los líderes del sector inmobiliario corporativo están invirtiendo en tecnología de oficina mejorada, mientras que el informe Global Occupancy Benchmarking 2024 muestra que el 39% ha mejorado específicamente la tecnología de sus salas de conferencias.

Sin embargo, la tecnología por sí sola no mejorará la productividad. "Es extremadamente importante capacitar a su personal sobre cómo aprovechar al máximo la tecnología", dice Romeu Carpinteiro, Jefe de Operaciones Comerciales de Tétris, la compañía de diseño y acondicionamiento de oficinas de JLL.

Es un problema con el que muchos estamos familiarizados. Cisco descubrió que siete de cada diez empleados informaron problemas de capacidad con las plataformas de videoconferencia y el intercambio de documentos basado en la nube, mientras que dos tercios de los empleados dijeron que las salas de reuniones actuales eran ineficaces.

Los sensores de ocupación, además de aquellos que apoyan los objetivos de bienestar y sostenibilidad al monitorear la calidad de la luz y el aire o el uso de energía, ahora son comunes.

Con el 86% de los líderes CRE enfocados en la reducción de costos, Carpinteiro dice que esta inversión tecnológica puede compensarse rápidamente. "Ayuda a reducir los costos operativos generales y proporciona métricas concretas sobre el retorno de la inversión posterior al acondicionamiento".

La adaptabilidad impulsa el valor

Muchas empresas están luchando por equilibrar la necesidad de espacio de colaboración con el trabajo individual. JLL encontró que poco más de la mitad del tiempo en la oficina se dedica a tareas individuales.

Hudson dice que ahora se considera mucho más el ajuste centrado en el propósito y cómo se utilizará el espacio, en lugar de solo cómo se ve. "Diferentes tipos de iluminación, mobiliario, plantas y acabados acústicos, por ejemplo, pueden afectar tangiblemente los niveles de comodidad y contribuir positivamente a la productividad y la experiencia".

La adaptabilidad es clave para aumentar el retorno de la inversión, dice. "Estamos aumentando la flexibilidad tanto en la distribución como en las soluciones de mobiliario, basado en un diseño centrado en la experiencia humana".

Esta visión centrada en el ser humano fue el principio rector para el acondicionamiento de la oficina de Diaego, que cuenta con tres zonas adaptadas a la vitalidad y el nivel de privacidad requerido para diferentes actividades.

Carpinteiro dice que los muebles modulares y móviles, las particiones y las cabinas permiten cambios en el espacio de trabajo de un día para otro, o de la mañana a la tarde. También ayudan a gestionar los costos aprovechando al máximo lo que, en algunos casos, es una superficie de oficina reducida. El uso de muebles reciclados y reutilizados también se ve con frecuencia como una solución rentable y sostenible.

El cambio hacia la calidad multifuncional en lugar de la cantidad está planteando diferentes preguntas. "En lugar de cuántos escritorios podemos meter, estamos viendo cuántos tipos de experiencias podemos integrar en el espacio", dice.

Tomemos como ejemplo a TravelPerk, que incorporó un "Salón de Llegadas" en su oficina para fomentar el trabajo informal y colaborativo, mientras que un área de cafetería grande ofrece un espacio comunitario flexible que puede transformarse para adaptarse a diferentes propósitos.

Hudson enfatiza que mantenerse flexible, escuchar a los empleados y realizar pequeños ajustes con el tiempo es la forma de seguir obteniendo valor de la inversión en el acondicionamiento de oficinas.

Carpinteiro está de acuerdo. "Es vital seguir monitoreando si tanto el negocio como los empleados obtienen lo que necesitan. Pero al colocar a las personas en el centro de tu estrategia, solo puedes ganar".