Comentario

Por qué contratar un Project Manager

¿Por qué contratar a un director de proyecto? Porque tienen el tiempo, el enfoque y la experiencia que tú no tienes. Estas ocho preguntas te asegurarán que elija el correcto.

14 de julio de 2019

¡Felicidades! Tu jefe acaba de asignarte un proyecto crítico para su organización. Es de alto perfil. Es complejo. Y todos los ojos están puestos en ti.

Empieza por establecer algunas reuniones internas con tu equipo de proyecto. Luego vienen las reuniones de arquitectos y contratistas. Seguido de las reuniones de proveedores. (Contrató a media docena más o menos).

Antes de que te des cuenta, pasas la mayor parte del tiempo sentado en las salas de conferencias, respondiendo correos electrónicos, arañando las puertas de los consultores y programando reuniones además de más reuniones para asegurarte de que todo se haga.

Tu proyecto rápidamente se vuelve abrumador y consume mucho tiempo. Retrasos, gastos adicionales, problemas imprevistos, tu jefe te está siguiendo de cerca (¿ya estás estresado?), todo está sucediendo ante tus ojos. Y no olvidemos que estás administrando este proyecto además de tus responsabilidades diarias.

Aunque parecía una buena idea (léase: rentable) en ese momento, claramente tiene las manos demasiado ocupadas.

La gestión de un gran proyecto es un trabajo de tiempo completo. Cuando intentas ser tu propio gerente de proyectos (PM), no cumples con tus deberes laborales existentes, tus tareas de administración de proyectos o, peor aún, eres malo en ambos. Un buen PM servirá como tu asesor y defensor, trabajando en tu mejor interés para integrar todos los elementos de un proyecto de construcción, para que tú no tengas que hacerlo.

Cuando se enfrentan a un proyecto a gran escala, muchos ejecutivos de bienes raíces corporativos (CRE) se preguntan si los beneficios de contratar a un PM justifican el gasto. Si contratan al adecuado, encontrarán que la respuesta es un sí rotundo. Ésta es la explicación:

5 razones principales para contratar a un gerente de proyectos

  1. Lograr ambiciones y objetivos comerciales más amplios: un PM experimentado va mucho más allá del enfoque "puntual y dentro del presupuesto" para analizar el ciclo de vida de un proyecto. Desde la consultoría y la gestión de capital hasta el diseño y la construcción, un buen PM profundiza para ayudarte a realizar y alcanzar tus objetivos y aspiraciones comerciales, incluso después de que finalice el proyecto.
  2. Ahorrar tiempo y enfoque: un administrador de proyectos enfocado asumirá la propiedad completa del proyecto, de principio a fin, lo que te permitirá concentrarte en tus responsabilidades del día a día.
  3. Ahorrar dinero: un administrador de proyectos inteligente tiene sólidas relaciones con los proveedores y experiencia directa en la industria que garantizará que tu dinero se gaste bien en un servicio óptimo y constante.
  4. Manejar el riesgo: un PM consciente sabe qué obstáculos buscar y tiene un plan para resolver todo tipo de problemas en caso de que amenacen con descarrilar su proyecto.
  5. Evitar los desvíos del plan: un director de proyectos atento controla el flujo de un proyecto y mantiene a los miembros del equipo enfocados en el alcance original del trabajo para que los cambios continuos no lo desvíen del rumbo.

Además de la tranquilidad, un PM ofrece un valor tangible que probablemente no captará por su cuenta. Pero un gran PM ofrece mucho más que un simple proyecto; transforman los espacios donde la gente vive, trabaja y juega. Ofrecen soluciones e inspiran el éxito. Cada nuevo edificio, acondicionamiento o diseño comienza con objetivos a largo plazo para el espacio. Un gran administrador de proyectos genera resultados comerciales para ayudar a su espacio a alcanzar sus objetivos.

¿Cómo encuentras al director de proyecto "adecuado"?

¿Cuáles son las características de un buen director de proyectos y cómo saber si has encontrado el adecuado para tu proyecto y tu negocio? Pregúntale a cada PM potencial estas ocho preguntas para asegurarse de que sean el adecuado para ti.

8 preguntas para hacer al entrevistar a un gerente de proyecto

  1. ¿El PM puede ver más allá del proyecto? Un gran PM es capaz de ver más allá de los objetivos típicos del proyecto, como entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, para lograr ambiciones más amplias y metas aspiracionales para el cliente. Querrás un PM que pueda asociarse estrechamente contigo y hacer las preguntas difíciles desde el principio para comprender mejor lo que es realmente posible y luego cumplir con esa visión. Un buen PM está impulsado por tu ambición.
  2. ¿El PM ha completado proyectos similares antes? Averigua si el candidato ha gestionado con éxito proyectos comparables al tuyo en alcance, tipo de edificio y sector industrial. Un PM experimentado debe poder proporcionar referencias sólidas de organizaciones a las que han atendido con éxito y citar ejemplos específicos de sus esfuerzos.
  3. ¿Cuántos puntos de contacto tendrás? Los proyectos pueden sufrir posibles retrasos y lagunas de información cuando se trata de un equipo de diferentes PM. Asegúrate de que haya un PM principal asignado durante la duración del proyecto, así como un contacto de respaldo dedicado en caso de que estén de vacaciones o no estén disponibles. La coherencia y la confianza son fundamentales para lograr el éxito de tu proyecto.
  4. ¿Puede el PM inculcar la colaboración entre equipos? Un PM debería ser capaz de facilitar un proceso de colaboración entre una amplia gama de grupos, desde arquitectos y contratistas hasta otros contribuyentes del proyecto, como planificadores de tecnología y mobiliario, juntas de revisión internas, grupos de interés público, organismos reguladores, etc. Nuevamente, solicitar referencias o estudios de casos puede ayudarlo a tener una idea del éxito de alguien en esta área.
  5. ¿Hay flexibilidad en sus soluciones? Un PM experimentado se acerca a cada nuevo proyecto con un plan cero. No importa qué tan similar sea su proyecto a otro, querrás un PM con conocimiento y experiencia para personalizar un plan para tus necesidades específicas. Sus soluciones deben asimilarse con la cultura de tu empresa y escalar con los requisitos cambiantes.
  6. ¿Cómo es percibido el PM en la industria? ¿Se extiende la reputación favorable del PM más allá de los clientes a arquitectos, contratistas y otros proveedores? Si bien estos profesionales pueden no estar de acuerdo con todas las decisiones del PM, deben respetar el respeto del PM por la calidad y la ecuanimidad. Un PM con reputación de reducir costos al “presionar” a los proveedores no será de confianza ni respetado. El carácter y la integridad son vitales para construir las mejores asociaciones.
  7. ¿Cuál es el ROI garantizado? Un PM responsable asumirá parte del riesgo para mantenerse motivado y garantizar el éxito del proyecto. Garantizar un retorno de la inversión del 100% o mejor crea un fuerte incentivo para cumplir y superar las expectativas. En promedio, un PM puede ahorrarle de 4 a 6 veces el equivalente a sus honorarios en costos relacionados con el proyecto. Un PM experimentado debe citar ejemplos de ahorros de antiguos clientes y demostrar que tu resultado final es su principal prioridad.
  8. ¿El PM puede cumplir en circunstancias extraordinarias? A veces surgen situaciones desafiantes durante un proyecto que están fuera del control del PM. Un apagón, retrasos importantes o incluso un huracán pueden amenazar el curso de un proyecto. Pregúntale al PM cómo ha manejado este tipo de situaciones. Quieres un PM competente que pueda cumplir frente a desafíos extremos y circunstancias extraordinarias.

Si estás buscando resultados reales, la pregunta no es por qué contratar a un gerente de proyecto, sino más bien ¿cómo puedes permitirte no hacerlo?

Con tanto en juego, incluida tu reputación, no puedes permitirse cometer errores. Armado con estas preguntas, encontrarás el administrador de proyectos adecuado para liderar tu proyecto más allá de completarlo y garantizar un resultado valioso mucho después de que haya finalizado.