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5 Opciones de arrendamiento flexible para empresas de alto crecimiento

El coworking no es su única opción cuando está buscando espacio flexible; considere el derecho de primera oferta, el derecho de tanteo, expansión fija para respaldar sus necesidades de presupuesto y crecimiento.

21 de septiembre de 2017

El camino hacia un lugar de trabajo moderno y productivo no es tan simple para las pequeñas empresas tecnológicas como antes. Las presiones de costos del liderazgo mezcladas con las presiones de talento en toda la industria están cambiando la forma en que construyen y arriendan espacio de oficinas.

En breve, los costos han aumentado y el capital ha bajado. Construir un lugar de trabajo atractivo hoy es 30% más caro que hace 12 años debido al aumento de los costos de construcción. Al mismo tiempo, más empresas están usando la oficina como una herramienta para reclutar y retener talento.

Pero es más complicado para las empresas pequeñas y medianas. Están buscando espacio para crecer, pero también necesitan acomodar a más empleados. El capital no fluye tan libremente porque los ejecutivos dudan en invertir dinero en el lugar de trabajo sin un retorno seguro. La competencia es aún más fuerte contra los gigantes tecnológicos y las empresas que invierten recursos en espacios de última generación.

¿Qué debe hacer una empresa joven?

Coworking no es su única opción. Si está consciente de los costos, pero está ansioso por el compromiso, hay formas de estructurar su contrato de arrendamiento y acomodar el crecimiento con un presupuesto. Considere: ¿dónde está hoy, ¿cuál es su crecimiento esperado y qué tan seguro está usted acerca de lograr esas proyecciones?

Dependiendo de sus respuestas y necesidad de flexibilidad, aquí hay cinco opciones para garantizar espacio de oficina flexible en un presupuesto.

5 opciones de arrendamiento flexibles

1.       Subarrendamiento

Subarrendamiento es una de sus herramientas más importantes para proteger la flexibilidad, ya sea que esté creciendo o contratando. Y viene en varias formas.

Espacio de oficina separado por áreas

Si necesita contratar, ciertos elementos le ayudarán que su espacio disponible sea más deseable.

  • Debe estar separado: entrada, sala de TI separados, sala de descanso separada, etc.; puede encontrar un subarrendatario que esté dispuesto a cohabitar, pero si desea maximizar el grupo de posibles subarrendatarios, ¡piense en crear espacios separados!
  • Haga el espacio plug-and-play; cuanto más fácil es para alguien para mudarse y ponerse a trabajar inmediatamente con poco o ningún gasto de capital, mayor será su posibilidad de crear un espacio perfecto para subarrendatarios.

Espacio de almacenamiento

Si, por otro lado, está buscando crecer, considere alquilar un espacio más grande y subarrendar una parte de él a corto plazo. Esta estrategia, llamada almacenamiento, es común para las empresas de alto crecimiento en los mercados favorables para los propietarios. Incluso si su número de personal actual encaja, este es un plan estratégico para el futuro de cualquier empresa.

Planifique su espacio según la estrategia de subarrendamiento. Mientras está pasando por la planificación preliminar del espacio, pregúntese, si me vio obligado a subarrendar, ¿cómo podría separar las áreas sin gastar en exceso o interrumpir completamente mi negocio?

Buscando espacio

El proceso no será tan rápido como usted piensa. Hay tres partes involucradas y una de ellas tiene poco o ningún incentivo para enfocar su atención en usted (que es el propietario). Pero es por eso que obtiene precios con descuento. Encontrar subarrendamientos que son “plug-and-play” ayudará a limitar su gasto de capital en muebles.

Un consejo importante cuando subarrendamiento de compras es llevar a su persona de TI y / o un proveedor de cableado de datos para evaluar la infraestructura de TI. ¿El cableado está en vivo? ¿Dónde se termina? Por lo general, los plazos de entrega más largos con subarrendamientos vienen con la configuración de su TI y la espera del proceso de acuerdo del propietario.

2.       Espacio “must-take”

Esto es “la conservación” de bienes raíces. Usted reserva más espacio ahora - nadie más puede arrendarlo - pero paga en incrementos. Digamos que encuentra un edificio que tiene tres pisos vacantes, pero actualmente solo necesita uno. Usted sabe que su empresa va a crecer, pero no quiere pagar por el espacio vacío ni tomar el riesgo de perder esos pisos y tener que moverse cuando crezca más tarde.

Un acuerdo “must-take” le permite protegerse mejor. Por ejemplo, comienza a pagar por un piso, luego paga por dos pisos después de un año, luego tres pisos a los 18 meses. El cronograma negociado depende de las condiciones del mercado y de cuánto un propietario desea su arrendamiento. La idea clave para recordar es que esto es un compromiso, no una opción.

3.       Opción de expansión fija

Una opción de expansión fija requiere que su propietario no arrienda un espacio (generalmente adyacente) durante un cierto período de tiempo. Durante el tiempo que está fuera del mercado, usted tiene el derecho de ejercer su opción pre-negociada para expandirse. Si puede asegurar esta opción, lo cual es difícil, los términos para la expansión normalmente se alinearán con los términos de su contrato de arrendamiento inicial sobre una base prorrateada.

Esta estrategia es casi imposible en la construcción nueva y especulativa a menos que haya el presupuesto grande y el propietario esté ansioso por arrendar su propiedad. La mayor probabilidad de éxito es en edificios existentes de segunda generación donde las vacancias grandes estén junto a inquilinos más pequeños que no tienen opciones de renovación.

Desde una perspectiva de flexibilidad y protección, esto es tan bueno como parece. Un negociador prudente establecerá la solicitud de una opción de expansión fija desde el principio. Eso construirá la base para un plan de crecimiento que se puede convertir en una conversación “must-take” si el propietario no está listo para ponerse en acuerdo.

4.       El Derecho de Tanteo (ROFR, Right of First Refusal)

Un ROFR es otra opción para expandirse en espacio adicional en el edificio. Por lo general, el espacio se encuentra junto a sus instalaciones o piso existentes. Podría estar vacante o arrendado por un inquilino externo. Su ROFR se activa cuando un tercero negocia y acepta los términos de arrendamiento en el espacio en el que tiene derecho. En ese momento, el propietario le enviará un aviso de los términos mutuamente acordados. Tendrá una cantidad de tiempo específica (generalmente de 5 a 10 días hábiles) para intervenir y arrendar el espacio haciendo coincidir los términos ya negociados.

En el lado positivo, usted sabe que los términos se han negociado, por lo que probablemente sean mejores que la oferta inicial de un propietario. Su segundo beneficio es el tiempo que tarda el propietario y un tercero en llegar a un acuerdo, entre 3 y 10 semanas en algunos casos. Si bien no parece mucho, en general alarga el tiempo que tiene antes de que se vea obligado a comprometerse.

La desventaja es que debe aceptar los términos tal como son. Y un cronograma apretado para aceptar. Además, podría ser difícil si su equipo de liderazgo necesita un proceso de aprobación más largo. Es por eso que es útil tener un broker local qué siempre está actualizado, informándole semanas antes de que las cosas se están acelerando en su espacio ROFR.

5.       El Derecho de Primera Oferta (ROFO, Right of First Offer)

En la mayoría de los casos, un ROFO es menos deseable que un ROFR, pero eso no quiere decir que deba excluirlo de su estrategia de crecimiento. Se puede utilizar en combinación con un ROFR para protegerse de una manera mejor. La diferencia sutil entre un ROFO y ROFR radica en los desencadenares.

Mientras que ROFR se activa por una oferta externa en el espacio disponible, un ROFO se activa por un espacio existente que está disponible. En ese momento, el propietario le enviará un aviso de los términos para los que están dispuestos a arrendarle el espacio. Si su relación no es buena, tampoco serán los términos. E incluso si está en buenos términos, lo mejor que puede esperar es la determinación del precio de mercado por parte del propietario, que desde la perspectiva de un inquilino a menudo es demasiado alta.

Al igual que con un ROFR, hay poco tiempo para aceptar o rechazar. Sin embargo, es mucho más común negociar los términos presentados en un aviso ROFO. El riesgo es que, si usted no acepta los términos del aviso, el propietario no está obligado a negociar. Es posible que, si no tienen una mejor oferta, pero si tienen un inquilino alternativo, es posible que no reciba respuesta hasta que se eliminen esos términos. Por lo tanto, también tener un ROFR en su lugar asegura que obtenga la segunda oportunidad para negociar.

Al considerar estas opciones, lo más importante para recordar es que el subarrendamiento y el “must-take” son compromisos firmes, mientras que la expansión fija, ROFR y ROFO son opciones, no obligaciones.

La dinámica del mercado local y las circunstancias específicas del propietario finalmente dictarán lo que está disponible para usted. Un negociador experto será su mejor primer paso para explorar estas opciones para que pueda preservar la flexibilidad, mantener su presupuesto y minimizar el riesgo. De lo contrario, está operando desde una desventaja.