Comentario

Redefiniendo la colaboración en la oficina con opciones ágiles de espacio

La fuerza laboral moderna favorece la flexibilidad en su forma de trabajar y colaborar. Entre las tendencias actuales, las reuniones de 15 minutos o las reuniones de pie

31 de julio de 2019

Las reuniones de 15 minutos y de pie podrían ser la clave para mejorar la colaboración de la oficina. ¿Tu espacio los apoya?

La fuerza laboral moderna favorece la flexibilidad en su forma de trabajar y colaborar. De este modo, las organizaciones están explorando formas únicas de impulsar compromisos productivos. Entre ellos se encuentra la reunión de 15 minutos o la reunión de pie.

Ya sean empresas gigantes o start ups, las empresas están aceptando reuniones "ágiles" y mini reuniones diarias para que sus equipos sean más productivos, eficientes y comprometidos.

Esto exige que las organizaciones reconsideren sus espacios de colaboración.

"Los empleados anhelan una combinación de espacios para diversas tareas: espacios para todo, desde trabajo enfocado, reuniones improvisadas e informales, hasta reuniones formales alineadas con los objetivos".

Eso es lo que hicimos con nuestra nueva oficina en Shanghai, que refleja un equilibrio perfecto de comodidad y colaboración y se ha convertido en un punto de referencia mundial para las oficinas de JLL. Exploramos varias formas interesantes en que esta nueva oficina se está preparando para el futuro del trabajo, y la sala de reuniones de 15 minutos es una de ellas. La sala de reuniones de 15 minutos es un área de colaboración diseñada para breves "reuniones" como las sesiones de equipo, y el sistema de iluminación de la sala está programado para garantizar que las reuniones no se extiendan más de 15 minutos.

¿Qué es la moda de 15 minutos?

La investigación muestra que la capacidad de atención humana es entre 10-18 minutos. (Esta es la razón por la cual las sesiones de TED se programan de 18 minutos). Aplicando la misma lógica, las empresas están adoptando formas creativas para mantener las reuniones en tan solo 15 minutos y en la agenda.

En O3 World, una agencia de diseño digital y desarrollo de productos, la sala de conferencias está conectada a Roombot, una tecnología creada por la empresa. La aplicación lee los calendarios de Google de todos y alerta a los participantes cuando la reunión está por terminar. Roombot también controla la iluminación de la sala, atenuando las bombillas en los minutos finales de la reunión.

Tripping.com, el motor de búsqueda de alquileres vacacionales, ha adoptado una forma divertida de seguir reuniéndose en menos de 30 minutos. Si la reunión se excede, la persona que convocó la reunión debe poner $ 5 en el frasco de cerveza del equipo.

Un gerente de ingeniería en una de las compañías de redes sociales líderes en el mundo es conocido por realizar reuniones de pie de 15 minutos a las 12:00 pm todos los días, sin sillas y una inminente hora de almuerzo para asegurar que las sesiones sean cortas y dulces.

Y luego hay lugares como Virgin, que cree que las ideas innovadoras provendrán de espacios innovadores, un impulso clave para que las organizaciones inviertan en un espacio de colaboración vibrante e inspirador para su personal y clientes.

Por lo tanto, ahora se trata de espacios de colaboración dedicados que son inspiradores y flexibles, diseñados a la medida para satisfacer necesidades específicas, como la celebración de reuniones breves y frescas. Eddie Ng, Director Gerente de JLL, China del Este, dice que la nueva oficina con salas de reuniones de 15 minutos confirma nuevas formas de hacer negocios. “Queremos crear un lugar de trabajo mejor y más feliz para nuestra gente. Queremos ser los pioneros de la industria. No sólo para cambiar el lugar de trabajo, sino para cambiar la manera en que administramos a las personas, para permitir que nuestra gente sea flexible, ágil y productiva".

¿Qué hace que nuestra sala de reuniones de 15 minutos sea única?

Tecnología: incorporamos tecnología inteligente en la nueva oficina para mejorar la productividad del personal y la experiencia del usuario. La luz de la sala de reuniones se apaga cada 15 minutos como recordatorio de que se acabó el tiempo. En caso de que necesite estirarse y no haya otra reunión esperando, se puede volver a encender la luz.

Facilidad de uso: tenemos nuestro propio sistema de reserva, pero este espacio no está en la lista. Está pensado para ser utilizado para que los empleados puedan tener una reunión rápida sin tener que reservarla.

Energía y concentración: los interiores se han hecho cuidadosamente para transmitir la energía y mantener la concentración. Las paredes de la habitación son de color amarillo brillante, impactantes, pero no hasta el punto de sentirse abrumado. Hay una pizarra para anotar notas importantes.

Capacidad y comodidad: la sala es lo suficientemente grande como para acomodar a unas 15 personas, que es el tamaño típico de un equipo. Sin sillas en la sala, es mejor para reuniones de pie, aunque hay soportes de pared con cojines para apoyarse.

Flexibilidad: dependiendo de los patrones de uso, puede reutilizar la habitación. Por ejemplo, recientemente nos asociamos con una startup que creó una aplicación de servicio comunitario. A cambio de que nos brinden un servicio de asesoría comunitaria, les estamos brindando espacio de coworking en nuestra oficina, y recientemente cambiamos la sala de 15 minutos para su uso. Después de esta prueba, veremos si queremos volver a usar la sala sólo para reuniones de 15 minutos, probar otra asociación o intentar otra cosa.

Dicho esto, Kate Tam, Directora de JLL Marketing, China del Este, señala que la sala en nuestra oficina de Shanghai ha captado la atención de nuestros empleados y clientes, quienes están ansiosos por explorar formas en que puedan replicar el concepto en su lugar de trabajo.

¿Qué puedes aprender de nuestra experiencia?

Kate dice: "La sala de reuniones de 15 minutos es sobre flexibilidad. Esa es la belleza de este espacio. "Desde que nos mudamos a esta oficina, tenemos presente que seguiremos evolucionando la forma de nuestro espacio para satisfacer nuestras necesidades porque nuestros equipos cambian todo el tiempo".

La clave para nosotros ha sido la libertad de "elegir usar". Y no sólo en la sala de 15 minutos. Se trata de proporcionar un espacio adaptable que ofrezca a las personas la flexibilidad de elegir el mejor entorno para lo que sea necesario hacer en cada momento.

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