Opiniones

Productividad durante la pandemia

Los gerentes pueden compartir con los empleados tres consejos para ayudarlos a asegurarse que permanezcan comprometidos mientras trabajan remotamente durante COVID-19.

Para las empresas de todas las geografías e industrias, la interrupción del lugar de trabajo debido a COVID-19 es inevitable. Aquellos que manejen efectivamente la interrupción no solo estarán bien posicionados para mantener las operaciones comerciales durante el brote, sino que también estarán mejor preparados para futuras crisis. Al haber cada vez más empleados trabajando desde casa, los gerentes tienen una mayor responsabilidad para ayudar a dar forma a la cultura y los comportamientos del lugar de trabajo donde sea que se realice ese trabajo.

A continuación, se presentan tres formas de ayudar a los empleados a ser productivos y comprometidos mientras trabajan de forma remota, junto con consejos prácticos para la productividad del trabajo remoto.

1. Construir una infraestructura virtual fuerte del lugar de trabajo

En esencia, un lugar de trabajo virtual incluye muchos de los mismos elementos que uno físico: lugares para colaborar, compartir ideas y hacer el trabajo. Sin embargo, puede tomar un esfuerzo hercúleo asegurar que cada empleado tenga la tecnología y las herramientas para ser efectivas en un entorno virtual. Desde aplicaciones internas de chat y mensajería hasta soluciones de videoconferencia, equipar a los empleados con herramientas para comunicarse y brindar capacitación sobre cómo usarlas puede marcar la diferencia entre una organización conectada y una colección de personas que trabajan en silos.

Aquí hay algunos temas para discutir y consejos para compartir con los empleados:

Espacio de trabajo:

Establezca un espacio de trabajo en el hogar específico y tranquilo, con muebles cómodos para trabajar. Mantenga una superficie de trabajo limpia y asegúrese de que no haya riesgos de tropiezos cerca. Puede encontrar consejos para crear un espacio de trabajo ergonómico aquí.

Acceso a internet:

El acceso a Internet de alta velocidad y / o confiable es esencial. El ancho de banda puede variar a lo largo del día. Prueba tu velocidad de internet  aquí.

Acceso a la cuenta:

Asegúrese de tener acceso a todas las cuentas que necesitará usar y determine si necesitará usar el acceso VPN, un token de identificación seguro o una aplicación para acceder a su red.

Equipamiento:

Se recomienda una computadora portátil con una cámara web que funcione, auriculares y micrófono. Si necesita otro equipo para hacer su trabajo, comuníquese con su gerente o siga el proceso de su organización.

Información de contacto:

Para asegurarse de recibir todas las comunicaciones, confirme su información de contacto en el sitio web o directorio de Recursos Humanos de su empresa. Verifique toda la información y corrija cualquier imprecisión de inmediato. Es importante asegurarse de que esta información esté siempre actualizada, ya que su empresa puede confiar en esos datos para comunicarse con usted en caso de que, por ejemplo, la red se caiga.

2. Mantenga a los equipos motivados y responsables

Es importante reconocer que los empleados tendrán preguntas e inquietudes sobre cómo adaptarse al nuevo entorno de trabajo. Ya sea que necesiten equipo adicional o se sientan desconectados del equipo, crear un diálogo con sus empleados y ser compasivos es fundamental en este momento disruptivo. Además, crear una estructura puede ayudar a establecer un sentido de normalidad y ayudar a mantener a los empleados responsables.

Sea receptivo:

Póngase a disposición de sus colegas, responda a las solicitudes de manera oportuna para construir y mantener la confianza. Establezca protocolos y expectativas en torno a los tiempos de respuesta.

Comunicación:

Acuerde con su equipo los canales de comunicación que utilizará para mantenerse conectado y compartir documentos. Mantenga una comunicación y coordinación por texto / video clara y frecuente con su equipo y clientes. Reúnase virtualmente con sus colegas o clientes utilizando aplicaciones y software aprobados.

Calendario:

Establezca a qué horas se espera que usted y su equipo trabajen y determine cómo compartirá su disponibilidad. Siga un horario de trabajo y una rutina, con horarios de trabajo específicos para evitar el exceso de trabajo. Sea empático y comprensivo con los colegas que pueden tener hijos y otras responsabilidades en el hogar.

Seguridad:

Determine si hay medidas de seguridad que necesita practicar, especialmente en torno a la seguridad de los datos. No guarde su trabajo en su escritorio, use una nube aprobada o redes compartidas para que su trabajo sea seguro y accesible en cualquier momento desde cualquier dispositivo.

Reuniones:

Acuerde qué herramientas utilizará su equipo para comunicarse y colaborar, y asegúrese de que todos en su equipo tengan acceso a esas aplicaciones. Comience y finalice sus reuniones a tiempo e intente unirse a las reuniones virtuales temprano. Considere organizar reuniones más cortas, por 25, 45 o 55 minutos. Y siempre pregúntese: ¿son necesarias todas estas reuniones?

Etiqueta:

Sea respetuoso del tiempo. Si está enviando un mensaje de texto directo o un ping, sepa qué hora es en la zona horaria de su contacto y sea considerado al preguntar si está bien interrumpirlos con una pregunta.

Seguimiento del progreso:

Determine cómo se registrará con su equipo para obtener actualizaciones y realice un seguimiento del progreso en proyectos y tareas.

Comunidad:

Evite el aislamiento de su equipo haciendo descansos virtuales para tomar café y haciendo tiempo para socializar virtualmente para darles a todos la oportunidad de ponerse al día. Celebre las victorias y mantenga a las personas informadas.

3. Proporcione consejos prácticos para mejorar la productividad individual.

Sus empleados pueden tener interrupciones con los niños que tienen clases escolares desde sus casas o con varias personas que necesitan un lugar tranquilo para las llamadas de conferencia al mismo tiempo. Es necesario ofrecer ideas para abordar desafíos específicos, junto con consejos para garantizar un poco de equilibrio entre el trabajo y la vida.

Límites:

Establezca límites cuando trabaje desde casa con las personas que viven con usted para que sepan que está "fuera de alcance" si está en su área de trabajo o con los auriculares puestos.

Salud:

Intente levantarse y moverse cada hora. Sentarse demasiado tiempo no es bueno para su salud.

Profesionalismo:

Esté preparado para usar videos para las reuniones. ¿La apuesta más segura? Vístase como lo haría para ir a la oficina.

Calendario:

Evite programar demasiadas llamadas de conferencia consecutivas. Dese tiempo para ponerse al día y tomar descansos, especialmente para el almuerzo.

Tareas:

Crea una lista de tareas diarias y prepárese para cambiar las prioridades. Tener una lista le permite cambiar tareas y seguir siendo productivo, independientemente de los eventos impredecibles que pueden ocurrir en el hogar.

Flexibilidad:

Si desea explorar un horario de trabajo más flexible para adaptarse a su situación en el hogar, puede tener sentido hablar de esto con su gerente.

Variedad:

Para algunos, puede ser útil trabajar en diferentes espacios del hogar durante el día, para tareas específicas o en función de su estado de ánimo, es decir, llamadas telefónicas en su jardín o balcón.

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