Visión

Repensando la 
planificación de la 
ocupación y gestión 
para un lugar de 
trabajo híbrido

09 de febrero de 2021

No es ningún secreto que vivimos en un mundo laboral cambiante; un mundo más fluido y flexible que impulsa un ecosistema de trabajo híbrido del que la oficina es solo una pieza. La forma en que los empleadores apoyan la productividad y el compromiso óptimos de sus empleados en todo el panorama de este ecosistema de trabajo híbrido exige nuevas ideas y nuevas tecnologías. El lugar de trabajo físico es una parte importante e integral de este ecosistema que debe gestionarse activamente para impulsar la eficiencia operativa y minimizar el impacto en nuestro medio ambiente. Los modelos de gestión y planificación de la ocupación que satisfagan este conjunto radicalmente nuevo de demandas en competencia también deben ser diferentes. Mi equipo en JLL, el proveedor más grande del mundo de servicios de planificación de ocupación se ha centrado en los enfoques de reimaginación para apoyar la ocupación dentro del entorno de construcción para maximizar la eficiencia operativa del lugar de trabajo y apoyar a una fuerza de trabajo altamente productiva y comprometida, hoy y en el futuro del trabajo.

Tendencias actuales, aceleradas

Las tendencias hacia un mundo de trabajo más fluido e híbrido comenzaron antes de la pandemia de COVID-19. La pandemia no ha hecho más que acelerar esas tendencias subyacentes. Por ejemplo, los programas de movilidad pre-pandémicos introdujeron un nivel de imprevisibilidad en la demanda de espacio que resultó en el uso compartido de asientos como una alternativa a los métodos de asignación de asientos asignados. Como resultado del mayor experimento de trabajo desde casa en la historia, los líderes empresariales están reconociendo que los trabajadores del conocimiento pueden realizar su trabajo en una variedad de entornos. El aumento de la movilidad y una mayor elección del usuario dará lugar a una señal de demanda más errática (necesidad de espacio de oficina) a diario, semanal y a largo plazo. Necesitamos métodos habilitados por herramientas digitalmente intensas para dar cuenta de esta nueva dinámica de micro oferta y demanda.

Un estudio reciente de JLL destacó que el 67% de los tomadores de decisiones inmobiliarias están aumentando los programas de movilidad en el lugar de trabajo después de la pandemia. Las herramientas y procedimientos de seguimiento de personas y espacios introducidos cuando la asignación de asientos era la norma ya estaban cambiando; sin embargo, el ritmo del cambio se está acelerando para capturar de manera eficiente las nuevas métricas que importan y poder implementarlas para carteras de escala. El aumento de la agilidad de la fuerza laboral probablemente ejercerá presión sobre otros procesos y modelos estáticos que nos obligarán a repensar nuestro enfoque. A medida que las organizaciones se embarcan en su viaje para reimaginar el lugar de trabajo, la forma en que se apoya la ocupación tendrá que adaptarse para apoyar múltiples estilos de trabajo simultáneamente.

Incluso con esta nueva mentalidad y nuevos hábitos de trabajo, está claro que la oficina sigue desempeñando una función excepcionalmente importante como lugar para una colaboración óptima, conexión y celebración de la cultura, lo que permite el tipo de interacción que es esencial para la productividad y el compromiso. De hecho, un número abrumador de personas – alrededor del 75% según un estudio reciente de JLL – todavía ve la importancia de trabajar en la oficina. Se amplificará la necesidad de conectar sin esfuerzo a las personas y los equipos cuando decidan entrar en el lugar de trabajo físico. Pensando y planificando estos cambios, y otros aspectos de lo que surgirá después de la pandemia, no puede comenzar lo suficientemente pronto.

Planificación dinámica para un mundo dinámico

Es importante observar todos los aspectos de esta "próxima normalidad" a través de una lente centrada en el cliente que se centra en comprender los desafíos emergentes que presenta el ecosistema de lugar de trabajo híbrido. Estamos experimentando un enfoque disciplinado diseñado para satisfacer esas necesidades insatisfechas de los usuarios, mejorar la agilidad organizacional y mejorar la experiencia del usuario para mejorar el rendimiento humano y el compromiso de los empleados. Otra dimensión igualmente importante de este conjunto de trabajos tiene por objeto maximizar la utilización a corto y largo plazo e integrarla en el proceso más amplio de optimización de la cartera. Los resultados que estamos viendo hasta ahora son prometedores – reducción de los requisitos de huella inmobiliaria reducción de los costes operativos y reducción de las emisiones de carbono.

Obviamente, hay más en este nuevo ecosistema de trabajo fluido que el tiempo dividido entre la oficina y el hogar. La naturaleza nómada de los trabajos de las personas es tan importante como siempre y solo aumentará con el tiempo. Aquí es donde entra en juego la hotelificación del lugar de trabajo, no solo en términos de los elementos experienciales inspirados en la hospitalidad que emergen en nuestros lugares de trabajo, pero a través de la adaptación de métodos y tecnologías adaptadas a los retos futuros de la gestión de la ocupación en el lugar de trabajo. En la misma línea, creemos que un lugar de trabajo sin fricciones es esencial para el futuro del trabajo. Con herramientas digitales robustas que permiten a los usuarios moverse por sí mismos, reservar espacios y utilizar la orientación digital, podemos cambiar nuestro pensamiento de "control" a "habilitación", empoderando a nuestros empleados con un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Cambiando los hábitos de trabajo no solo afecta a cuántas personas están en una oficina en un momento dado; también afecta por qué las personas eligen venir a la oficina, qué quieren lograr y con quién. Las metodologías de asignación de espacio y el enfoque de asignación de asientos en varias combinaciones a lo largo de diferentes horizontes temporales pueden crear una solución dinámica que se puede configurar para satisfacer a los clientes dondequiera que se encuentren en su viaje de reimaginación. Simplemente variando el grado de dinamismo de nuestra solución, podemos apoyar eficazmente los estilos de trabajo tradicionales hasta los más progresivos.

El punto de trabajo y la utilización de la cartera son esenciales para proporcionar conjuntos de datos fundamentales para lograr una gestión eficiente de la ocupación dentro del entorno de construcción, y para proporcionar información procesable necesaria para impulsar la optimización de la cartera y las iniciativas de transformación del lugar de trabajo. No es suficiente simplemente visualizar y analizar datos – nuestra investigación muestra que necesitamos ayudar a los clientes a "obtener los datos" de una manera que no requiera un uso intensivo de capital. Cuando se combinan con otras metodologías de recolección, podemos convertir microdatos en macrodatos para proporcionar una vista homogénea de la utilización de la cartera, que es simplemente mostrar las tasas o la asistencia.

La planificación para el mañana no funcionará con las herramientas de ayer

Tratando de proporcionar pequeñas correcciones a los modelos de ocupación obsoletos no funcionará para satisfacer estas necesidades. Hay una necesidad de pensamiento innovador al tiempo que aumenta la intensidad digital de los modelos de entrega que permitirán a la industria habilitar nuevos métodos, y al mismo tiempo, mejorar la consistencia en las operaciones.

Como parte de nuestra exploración, estamos experimentando con tecnología que nos ayuda a ir más allá de las reservas de espacio y las reservas en la búsqueda de una mejor gestión de los flujos y reflujos de las personas en un espacio para gestionar la suscripción excesiva al espacio e impulsar la colaboración esencial para el rendimiento humano. La transformación del recorrido del cliente se logra en parte mediante reducciones significativas del tiempo de ciclo durante los pasos clave en el proceso de planificación de la ocupación. Una de esas áreas es la racionalización de la reunión de requisitos y el paso de programación del lugar de trabajo aprovechando el escape digital de otras plataformas de software.

El momento para un cambio de paradigma es ahora

Como los bienes raíces son típicamente el segundo costo más alto de las operaciones comerciales, las organizaciones con visión de futuro necesitan una solución de optimización del espacio siempre activa que reduzca los gastos inmobiliarios y el impacto ambiental, al tiempo que mejora la experiencia de los empleados y el rendimiento humano. A medida que la necesidad de espacio se vuelve cada vez más irregular y la forma en que las personas trabajan en la oficina evoluciona continuamente, la respuesta precisa y en tiempo real a esas demandas se vuelve más crítica para el rendimiento de cada empleado y para la organización en su conjunto. Cuanto mayor sea tu capacidad para anticipar y responder a los cambios en las necesidades de ocupación, mayor será tu eficiencia operativa a largo plazo.