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¿Por qué los empleados de oficina se esconden en las salas de reunión?

A medida que el espacio de trabajo evoluciona, los lugares no se utilizan tal como se había previsto.

16 de febrero de 2020

Las salas de reuniones se han vuelto más importantes que nunca, como consecuencia del aumento de las oficinas de planta abierta.

Pero es probable que, al menos en la mayoría de las oficinas, con frecuencia no se usen para reuniones.

En el bullicio de un día de trabajo moderno, las salas de reuniones se han convertido en un lugar de refugio; un estudio reciente indica que están ocupadas habitualmente por una sola persona.

"Lo vemos a menudo", dice Michael Taggart, Jefe de Soluciones Digitales, Australia, JLL.

“Salas que nunca están reservadas en el sistema pero que están constantemente ocupadas. Es decir, personas que hacen una llamada, encuentran espacio para concentrarse en una tarea o se alejan de una oficina ruidosa ".

El descubrimiento pinta una imagen convincente sobre lo que los trabajadores ansían de su entorno de oficina: el espacio privado.

"En pocas palabras, los trabajadores necesitan un lugar para retirarse", dice Taggart. "En este momento, si van a quedarse en la oficina, generalmente es una sala de reuniones".

Aprendiendo de lo que la gente quiere

En el actual campo de batalla por el talento, proporcionar una oficina donde las personas quieran trabajar cada día se ha convertido en primordial. Según Harvard Business Review, las empresas que invierten mucho en la experiencia de los empleados tienen 11.5 veces más probabilidades de aparecer en la lista de Mejores Lugares para Trabajar de la consultora Glassdoor.

También hay un claro imperativo comercial. Al eliminar solo cuatro interrupciones por día, los empleados podrían aumentar la productividad en US $ 9 millones al año, según el documento técnico “En busca del espacio inteligente”. Al optimizar su lugar de trabajo, una organización podría ahorrar US $ 1 millón al año o acomodar a otras 250 personas sin agregar bienes inmuebles, generalmente el mayor costo de un negocio.

El estudio de la sala de reuniones realizado por la compañía de sensores Density, que monitoreó 60 salas de reuniones durante seis meses y recopiló más de 10.000 horas de datos, encontró que solo una persona estaba usando salas de reuniones el 36 por ciento del tiempo. También encontró que el 40 por ciento de las reuniones tenían entre dos y cuatro personas; y la capacidad de las salas más pequeñas se superó el doble de las salas diseñadas para cinco a siete personas.

Cuando la empresa global de atención de la salud, MSD, monitoreó el uso de tres grandes salas de capacitación en su oficina australiana, revelaciones similares llevaron a la compañía a convertir una de las salas en estaciones de trabajo para dar cabida a un número creciente de empleados.

Si bien las salas de reuniones grandes son probablemente innecesarias la mayor parte del tiempo, Taggart dice que no existe una talla única para todos.

"Las demandas de la sala de reuniones de una organización gubernamental podrían ser muy diferentes de las del rubro financiero, y esas demandas podrían ser diferentes nuevamente entre sus propias unidades de negocios", dice. “Pero al final del día, si la única opción de los trabajadores para atender una llamada es abandonar el edificio porque no hay espacios apropiados, las empresas descubrirán que tienen un problema de productividad en sus manos, y esto no puede separarse del desempeño de una organización".

Recopila los datos

Para las empresas, la única forma de saber con precisión qué tipo de habitaciones y cuántas, acomodarán adecuadamente a su fuerza laboral, es recolectando datos. Aunque ninguna fuente única, incluidos los sistemas digitales de reserva de habitaciones o los sensores, proporcionará toda la información requerida.

Un sistema de reserva, por ejemplo, no le indicará cuándo se ha desocupado una habitación antes de tiempo. Un sensor no le dirá quién ha reservado una habitación y para cuántas personas.

"Si solo está viendo una secuencia de datos, entonces solo está obteniendo la mitad de la historia", dice Taggart. “Esencialmente quieres saber, ¿se está usando una habitación? ¿Hay una reserva correspondiente? ¿Cuántas personas están usando la habitación? ¿Y por cuánto tiempo?"

Diseño y dinámica

Si hubiera alguna pregunta sobre la influencia del diseño en el comportamiento de las personas, considere la anécdota de Taggart sobre la oficina donde la sala de reuniones para 10 personas era la única que siempre estaba ocupada. Resulta que la razón no tenía nada que ver con el tamaño del espacio, sino con el hecho de que era la única sala de reuniones con vidrio esmerilado.

"Todas las demás habitaciones se sentían como si estuvieras sentado en una pecera", dice Taggart.

La instalación de cabinas hechas con tecnología de amortiguación de sonido puede solucionar esto. Muchas oficinas ahora están utilizando estas cabinas como una forma rentable de proporcionar a su personal un lugar para reuniones no planificadas, hacer una llamada o almorzar.

Mientras tanto, las paredes retráctiles entre las salas de reuniones los hacen adaptables a varios tamaños de grupos, al tiempo que optimizan el valioso espacio comercial, dice Alan McKay, Jefe de Servicios de Proyecto y Desarrollo, Victoria, JLL.

“El aumento del trabajo flexible, el trabajo móvil y el ritmo de la dinámica del espacio de trabajo están cambiando, significa que elementos fijos como las paredes y los muebles apenas aparecen en los nuevos lugares de trabajo en estos días. La oficina tiene que moldearse en torno a las personas que la usan, y de un mes a otro, eso puede cambiar drásticamente”, dice McKay.