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Cómo la tecnología está alimentando el aumento del espacio flexible en las oficinas

A medida que las nuevas herramientas y plataformas digitales transforman las formas tradicionales de trabajo, está cambiando la forma en que las empresas piensan y usan su espacio de oficina

31 de julio de 2019

Para los empleados en oficinas cada vez más tecnológicas, la idea de pasar cada día de trabajo sentado en el mismo escritorio se está volviendo obsoleta rápidamente.

Desde aplicaciones en el lugar de trabajo hasta videoconferencias mejoradas, las herramientas digitales que ayudan a los equipos a colaborar en línea están facilitando un aumento en el trabajo flexible y remoto. Mientras tanto, dentro de las oficinas, el uso cada vez mayor de la tecnología incorporada está dando paso a un enfoque igualmente flexible del uso del espacio.

Los sensores que rastrean el movimiento pueden registrarse cuando los escritorios, las salas de reuniones o las áreas de comunidad están ocupadas, lo que ayuda a los empleadores a implementar áreas de trabajo flexibles basadas en actividades y escritorios “calientes”.

"La tecnología está activando un espacio de trabajo más fluido en una tendencia que va a continuar creciendo", dice Dan Brown, Director de EMEA Flex Space, JLL.

“La comprensión exacta de cómo las empresas están utilizando el espacio es una herramienta importante tanto para los usuarios como para los proveedores de espacio flexible, a fin de dar forma a su estrategia espacial. Los sensores inteligentes pueden ayudar a las empresas a comprender el flujo de personal y planificar el uso del espacio de trabajo flexible, a la vez que optimizan el diseño del lugar de trabajo y, en última instancia, la productividad ".

Para los propietarios, los sensores pueden ofrecer información crucial sobre cómo se pueden optimizar sus espacios para inquilinos particulares, mejorando las tasas de retención y atrayendo nuevos usuarios.

"Con tecnología inteligente que rastrea cuándo los espacios están en uso, los propietarios están en mejores condiciones de monetizar su cartera", dice Akshay Thakur, Director Regional, Programa de Edificios Inteligentes, JLL. Por ejemplo, una idea de cómo una empresa en particular utiliza áreas privadas, sociales y de reunión podría ayudar al propietario de un edificio o al proveedor de espacios flexibles a reconstruir su espacio, ya sea dentro de una oficina o en un portafolios.

Un mundo más inteligente y flexible

En medio del auge de las casas inteligentes y las aplicaciones a pedido, los empleados esperan cada vez más una experiencia similar de conectividad en el trabajo.

A medida que la proptech (abreviatura de “Property Technology”, que refiere a las aplicaciones e innovaciones desarrolladas para el sector inmobiliario) va ganando terreno, está ayudando a facilitar la comunicación entre los equipos y a personalizar el espacio de la oficina de acuerdo con las necesidades y preferencias individuales al mismo tiempo que las empresas apuntan a aumentar la productividad y el compromiso de los empleados.

Además, la conectividad mejorada, como WiFi y VPN más rápidos que permiten a los empleados trabajar de forma remota de manera segura, están preparando el escenario para que más empresas implementen un trabajo flexible y un espacio flexible.

Mientras tanto, la entrada de Internet 5G de ultra alta velocidad en los próximos años podría facilitar el auge de las videoconferencias de realidad aumentada o las asignaciones de escritorio activadas por IA (inteligencia artificial) que facilitarían aún más el trabajo de los empleados desde cualquier lugar.

Sin embargo, primero se necesitarán muchos desarrollos en redes tecnológicas detrás de escena. Como dice Thakur: "La adopción de 5G depende de una serie de factores, incluidos los proveedores y dispositivos de red, como teléfonos, tabletas y computadoras con capacidad 5G".

Buscadores de espacio flexible

Fuera de los lugares de trabajo existentes de una empresa, las nuevas plataformas también están facilitando que las empresas encuentren un espacio flexible.

Hubble permite a los inquilinos buscar espacios de oficina por el tamaño de su equipo, con filtros para instalaciones como espacios de descanso o cabinas telefónicas, y servicios como un gimnasio, espacio para eventos o cuidado de niños. En ShareMyOffice, las empresas pueden alquilar sus escritorios adicionales o encontrar espacios con o sin servicios.

"Un aspecto clave de la tendencia proptech son las plataformas que permiten a las empresas encontrar un espacio flexible en primer lugar", dice Brown. "Esto es cada vez más crítico para la retención del talento, ya que más personas esperan poder trabajar de manera flexible y en todos los lugares".

En el futuro, Brown predice que tales plataformas permitirán a las empresas realizar transacciones en el espacio flexible de su elección, haciendo que el cambio a un trabajo flexible sea aún más fácil.

Limitaciones a la flexibilidad

Si bien el mercado de espacio flexible está creciendo rápidamente, JLL predice que en Europa crecerá en un promedio de 25 a 30 por ciento anual en los próximos cinco años, agregando hasta 7 millones de metros cuadrados de espacio de oficina flexible, algunas empresas con cultura empresarial tradicional siguen siendo cautelosas sobre la introducción de nuevas formas de trabajo y la tecnología que lo permitiría.

 "Muchas empresas con bienes raíces heredados todavía se preguntan si existe un caso para ofrecer la libertad de espacio y el trabajo flexible flexible", dice Brown.

Y sin una guía clara sobre las métricas más beneficiosas para rastrear, saber qué tecnologías implementar es un desafío importante. La seguridad de los datos de varias soluciones proptech es una barrera importante para que las adopten las grandes corporaciones con sus propios protocolos de privacidad y seguridad de TI, que pueden no integrarse de manera segura con la tecnología de terceros.

"Hay muchos proveedores de proptech, pero también un mercado de compradores conservador", dice Thakur. "Para las empresas, a menudo es difícil estar seguros si al implementar dicha tecnología, están mejorando su experiencia en el lugar de trabajo o creando problemas".

Para atraer fuerzas de trabajo cada vez más dependientes de la tecnología, los propietarios y desarrolladores podrían implementar proptech en un edificio de manera modular, agrega. Esto proporcionaría una infraestructura tecnológica segura y escalable que los inquilinos podrían modificar para lograr sus objetivos.

El futuro se flexibiliza

A medida que avanza la tecnología, el lugar de trabajo se vuelve cada vez más digital y cada vez más empresas se adaptan a las nuevas formas de trabajo, es probable que la demanda de espacio flexible crezca aún más, dice Brown.

"Cuantos más datos tenga sobre cómo los empleados y los inquilinos están utilizando su espacio, más espacio flexible desea", dice. "En última instancia, proptech puede ofrecer a los propietarios y proveedores de espacios flexibles una estrategia basada en datos sobre el espacio que necesitan, y las mejores instalaciones para cada oficina, desde sus espacios de descanso hasta el tipo delivery de almuerzos y servicios de lavandería".

Con el espacio de trabajo cada vez más optimizado para sus usuarios, las personas estarán más equipadas que nunca para continuar con sus trabajos diarios, donde sea que estén trabajando.

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