Outsourcing de bienes raíces y asociaciones dinámicas

El lugar de trabajo en constante cambio

El sector inmobiliario está experimentando uno de los mayores cambios que jamás haya visto. El papel y el valor del lugar de trabajo han cambiado drásticamente en los últimos cuatro años y aún están cambiando; hay un mayor enfoque en el lugar de trabajo y cómo se entrega, cómo se usa, qué tan eficiente es y su impacto más amplio en las estrategias organizacionales.

La gestión cotidiana y las estrategias a largo plazo de los bienes raíces son cada vez más complejas, con una mayor consideración de temas como la sostenibilidad, el impacto social, el bienestar y la experiencia, así como aprovechar los datos y la tecnología.

Si bien el trabajo híbrido se ha convertido en la norma, el papel de la oficina sigue siendo crucial.

La incertidumbre económica ha creado dos fuerzas opuestas para muchas organizaciones y líderes inmobiliarios: necesitan transformar sus estrategias inmobiliarias para alinearse con los nuevos requisitos y expectativas, al tiempo que continúan impulsando la eficiencia organizacional.

En este informe analizamos cómo la evolución de las estrategias en el lugar de trabajo está cambiando la forma en que las organizaciones se asocian con asesores externos. Exponemos los principales impulsores, las ventajas y el futuro de los modelos de asociación.

Durante la última década, ha habido un cambio en las estrategias inmobiliarias a medida que las empresas buscan maximizar la eficiencia al comprometerse con un socio estratégico y subcontratar partes de sus operaciones a expertos. Tradicionalmente, la subcontratación se centraba en la gestión de instalaciones basada en tareas. Hoy en día, los líderes de CRE utilizan la subcontratación para ayudarlos a enfrentar el desafío del trabajo híbrido y transformar sus bienes raíces para alinearlos con las necesidades de sus organizaciones y personas, al tiempo que adoptan los avances en tecnología y sostenibilidad.

La subcontratación se puede utilizar para respaldar la gestión diaria de las instalaciones o un cambio más amplio de la cartera y la estrategia. Se puede utilizar a escala pequeña o local, o a gran escala y global. Los impulsores de la subcontratación son variados y dependen de cada organización individual. Pueden variar desde una necesidad directa de ahorrar tiempo o dinero hasta el uso de asociaciones de expertos para respaldar un cambio transformador y gestionar riesgos cada vez más complejos.

Las empresas se asocian con empresas externas y subcontratan sus funciones inmobiliarias corporativas en tres amplias categorías:

Estos están naturalmente interrelacionados: garantizar una fuerza laboral saludable significa proporcionar edificios saludables, por ejemplo. Además, existen temas generales que afectan a todas las categorías, como los criterios ESG, la macroeconomía y los objetivos de transformación.

Para la mayoría de las organizaciones, la subcontratación es un viaje que tradicionalmente ha comenzado con la subcontratación táctica de algunos servicios a múltiples proveedores. Ese enfoque ahora se está reformulando hacia una alianza estratégica con un socio de subcontratación, integrada globalmente y colaborativa con la alta dirección interna.

Sin embargo, las múltiples y crecientes preocupaciones de los ejecutivos inmobiliarios corporativos, superpuestas con prácticas de trabajo híbridas e incertidumbre macroeconómica, exigen un modelo de subcontratación más estratégico y habilitado por la tecnología que se base en inteligencia y datos en tiempo real, y que pueda adaptarse a las demandas en constante cambio.

La prestación estática de servicios no coincide necesariamente con el trabajo híbrido. La ocupación de las oficinas puede variar ampliamente a lo largo de una semana o un mes, lo que a veces genera espacios vacíos, exceso de capacidad de administración de las instalaciones y gastos operativos innecesarios.

Las asociaciones inmobiliarias corporativas se han basado tradicionalmente en KPI prescriptivos o métricas operativas que se centraban en cómo ofrecer servicios que coincidieran con lo que desean las empresas. Sin embargo, los lugares de trabajo dinámicos y un entorno empresarial dinámico exigen algo más.

Una parte clave de las asociaciones dinámicas es avanzar hacia contratos basados en resultados que especifiquen qué se debe lograr, como aumentar la satisfacción de los empleados, en lugar de detallar cómo, como limpiar los baños cuatro veces al día. Estos contratos permiten a los proveedores de servicios satisfacer las necesidades dinámicas de los empleados que trabajan en diferentes espacios y en diferentes momentos.

Ha habido un movimiento hacia la consideración de la provisión de espacio de trabajo como un servicio, maximizando la eficiencia con la agrupación o desagregación de servicios y comodidades inmobiliarias según sea necesario. Este dinamismo también debería formar parte de las asociaciones de subcontratación para garantizar la máxima flexibilidad y eficiencia.

Una asociación dinámica con un proveedor de servicios es un enfoque flexible y basado en la tecnología para comprender a las personas y los edificios con el fin de dar forma a las estrategias y ofrecer lo que la empresa cliente necesita. Este modelo deposita confianza en el proveedor de servicios para aprovechar su experiencia, mejores prácticas y sistemas para lograr los resultados de primera línea deseados por el cliente.
 

Asociaciones dinámicas en acción

¿Qué se subcontrató?
Este cliente quería formar una asociación con derechos adquiridos a largo plazo para transformar la forma en que se prestaban los servicios de Gestión de instalaciones y fortalecer la capacidad de entrega en toda su cartera inmobiliaria global.

El proyecto implicó la integración global de operaciones previamente regionalizadas, a través de servicios de cartera, gestión de capital y experiencia y operaciones en el lugar de trabajo, creando un enfoque de un solo equipo y un conjunto estándar de capacidades de informes, libros de jugadas y gobernanza.

Resultados destacados

• Completó una transición global en menos de 3 meses.

• Capturó más de 1200 arrendamientos y documentos auxiliares en el año 1, creando y manteniendo una base de datos confiable para informar la planificación de bienes raíces.

• Se ocupó de la gestión financiera de casi 100 arrendamientos con una nómina anual de alquileres de 126 millones de dólares, mejorando la gobernanza y la precisión en torno a la validación de la facturación y los pagos.

• En el primer año , nos ocupamos de 170 contratos de arrendamiento críticos, incluidos vencimientos y opciones, lo que permitió al cliente reducir su espacio de oficinas en casi 500.000 metros cuadrados, con un ahorro de más de 12 millones de dólares al año, y el resto de la cartera en más de un millón de metros cuadrados, con unos ingresos de capital de 160 millones de dólares.

• El análisis de los datos de planificación de ocupación ha llevado a que el viernes se cierre el 20% de una ubicación del campus, lo que permite ahorrar costos y contribuir potencialmente a los objetivos netos cero.

• La gestión de sensores y sistemas de reserva ha permitido un enfoque basado en datos para optimizar la utilización del espacio y facilitar el funcionamiento de la oficina.

¿Qué se subcontrató?
Un cliente global quería reducir significativamente el consumo de energía, agua y residuos. En 2010, la compañía adoptó un objetivo orientado al público para reducir el uso de energía en un 20% desde una línea de base de 2010 para 2020. JLL diseñó un programa de Operaciones Sostenibles que se alineó con los objetivos del cliente y complementó al equipo interno con apoyo adicional de los expertos en sostenibilidad de JLL y herramientas digitales patentadas.

Resultados destacados

• La plataforma tecnológica de JLL se implementa en los sitios de los clientes para proporcionar mantenimiento basado en datos para los sistemas HVAC que se dirige automáticamente al equipo de administración de instalaciones de JLL en el sitio

• reducción del 22% en el consumo de energía en toda la cartera, superando el objetivo en un 10%

• reducción del 75% en el consumo de agua

• reducción del 36% en residuos

• Reducir los residuos no reciclables del 97% al 0,05%.%

El impacto económico de Corrigo

Corrigo es un Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento (CMMS) y una plataforma de gestión de instalaciones ofrecida por JLL Technologies. Está diseñado para capacitar a los gerentes de instalaciones en la gestión de alto volumen de órdenes de trabajo, activos y proveedores a gran escala. Corrigo proporciona una gama de características y beneficios para optimizar las operaciones de mantenimiento y mejorar la eficiencia. Una revisión de Corrigo destaca los siguientes beneficios:

• Reduce el gasto de FM en un 10%, incluidos los ahorros de costos, tiempo y personal.

• Ahorra USD 3.3 millones en tres años

• Ofrece un ROI del 238% en solo tres años y un período de recuperación de la inversión de menos de 6 meses.

• Acelera la finalización del flujo de trabajo de los empleados en un 75%

• Elimina el costo de agregar personal adicional mientras se da soporte a más ubicaciones

En el nivel más básico, el trabajo híbrido es imposible sin tecnología. Además, la tecnología puede hacerlo más productivo y eficiente, utilizando soluciones de colaboración en la oficina y trabajo remoto. Combinando software con dispositivos de Internet de las Cosas (IoT), las plataformas de edificios inteligentes monitorean varios sistemas de edificios, analizan los datos y generan información sobre patrones y tendencias de uso que pueden usarse para optimizar el entorno y las operaciones del edificio. Los edificios inteligentes habilitados para IA pueden encender y apagar el HVAC en respuesta a la ocupación en tiempo real y también pueden dirigir la limpieza y el mantenimiento. La creación de" gemelos digitales " de edificios permite soluciones rápidas de IA a problemas del mundo real.

Los datos son el combustible para la toma de decisiones inmobiliarias corporativas, pero requieren una plataforma para administrarlos: convertir los datos en información.

Los beneficios son claros: las plataformas y aplicaciones de monitoreo de energía pueden reducir los costos de energía en un 20%, y el uso de la tecnología para crear el equilibrio ideal de distribución, densidad y servicios de la oficina puede reducir los costos en un 40%.

La tecnología y los datos agilizan la toma de decisiones y aumentan la eficiencia, especialmente desde la perspectiva de la gestión de instalaciones y la sostenibilidad. Vincular los datos de aprovisionamiento en tiempo real con el uso significa que los equipos de FM pueden priorizar los servicios, las comodidades y los tipos de espacio para satisfacer las necesidades comerciales específicas. Los datos en tiempo real pueden mostrar dónde se está utilizando el espacio de manera efectiva y dónde se necesitan cambios, lo que también es más eficiente desde una perspectiva de sostenibilidad.

Sin embargo, la tecnología es costosa y, a menudo, especializada, lo que significa que una asociación con un proveedor de servicios confiable puede ayudar a emplear estrategias y soluciones personalizadas según sea necesario, particularmente cuando existe una brecha de conocimiento en las organizaciones o cuando los cambios son a gran escala.

En los últimos cinco años se han producido cambios masivos en la forma en que trabajamos, de estar principalmente en la oficina a estar en el hogar y luego a ser híbridos, y eso ha evolucionado al modelo de trabajo híbrido liderado por la oficina de hoy.

El lugar de trabajo aún está evolucionando y, con esto, también lo está la tecnología. En este contexto, las asociaciones dinámicas ofrecen una estrategia para crear valor en el lugar de trabajo al tiempo que controlan los costos ante el cambio constante. Las organizaciones líderes están reconociendo el potencial de las asociaciones dinámicas para ofrecer lo que necesitan, cuando lo necesitan. Los datos sobre el uso y el rendimiento de los edificios y las personas formarán una parte cada vez más importante de las decisiones estratégicas para las empresas y sus bienes raíces.

Crear asociaciones dinámicas para el trabajo híbrido es un viaje y las grandes asociaciones no ocurren por accidente. Las empresas que emprendan este viaje deben colaborar con las partes interesadas para identificar prioridades y aclarar sus objetivos. Deben explorar las opciones disponibles para lograr sus objetivos. El objetivo final de una asociación estratégica es una relación colaborativa, en lugar de transaccional, que ofrezca mejores servicios junto con una mayor eficiencia y esté alineada con los objetivos de la organización.